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出处:论文网
时间:2019-09-12

基于信息化视角的高校财务内部控制建设研究

  随着信息化步伐的逐步加快,高校财务管理中已经普遍应用了信息技术,高校的筹资渠道不断拓宽,收费模式不断改进,财务管理工作逐渐复杂化,财务管理风险也随之增加。信息化的发展改变了高校财务管理的业务流程及管理模式,对高校财务的内部控制产生深刻的影响。目前,高校财务管理模式已逐步从核算型向管理型转变,需要制定科学合理的财务内部控制制度,建立财务管理信息化系统,将财务管理信息化系统融入高校内部控制建设之中,使信息化系统与财务内部控制有机结合,提升高校财务管理的技术手段,推动高校财务内部控制的可持续发展,加快实现教育现代化和信息化的进程。

  一、高校信息化下建设财务内部控制的必要性

  我国教育体制的不断改革与完善,越来越重视高校的管理建设,而高校财务内部控制已经成为高校管理建设的重要内容。为了加强高校的办学管理水平和防范风险的能力,促进高校的可持续发展,必须完善高校财务内部控制体系。高校加强财务内部控制能够有效规范财务管理制度,实时监控财务的使用状况,从根源上遏制贪污腐败、财务造假等现象的产生。由于当前的高校财务管理制度并不完善,容易造成各种财务漏洞,例如未按规定用途使用科研经费、物资采购收受回扣、财务审批权责不明等,都会导致资源浪费和教育失衡,不利于高校的整体发展,而强化财务内部控制可以促使各项经济活动严格遵循法律法规,有效地解决各类财务难题。

  目前,我国的内部控制发展相对缓慢,内部控制理论还不系统,内部控制规范体系也不完善,无法形成全面的内部控制规范框架体系。为了规范高校的内部控制体系,提高办学管理水平和防范风险应对能力,需要在信息化背景下加强内部控制建设。内部控制具有综合性、系统性的特点,是一种监督与控制的方式,可以通过对资产的保管、检查、使用、清算等方式进行监控,应用在财务管理的各个方面。财务管理作为内部控制建设的重要内容,能够保证财务工作的安全有效。而高校财务管理信息化有利于提高财务预决算管理水平,通过对历史财务数据进行系统的分析,才能更加准确、及时地开展财务预算和决算管理工作,实现高校财务工作精细化管理,进而提升财务管理水平。高校的信息化建设,为财务管理带来了便捷和效率,使高校财务信息得以充分利用,从而有利于制定科学的决策,提高财务管理水平和经济效益。但是,信息化作为一把双刃剑,不仅带来机遇,同时也蕴藏着巨大的风险,高校需要建立有效的财务内部控制体系,确保财务信息的安全稳定。高校的信息化建设和财务内部控制建立相辅相成,信息化推动了财务内部控制的发展,财务内部控制可以防范信息化建设的隐患,因此在信息化条件下建立财务内部控制有利于促进高校快速、健康的发展。

  二、高校财务内部控制和信息化的现状

  (一)对财务内部控制认识不全面,缺乏完善的内部控制制度

  高校管理层和财务人员对高校的财务内部控制认识不深,往往重计划,轻执行和考核,弱化了财务内部控制的执行力度。高校的财务内部控制必须运用科学的方法和技术对高校财务活动进行规范、约束和评价,以达到财务活动预期的目标。虽然许多高校制定了相关制度,但在实際管理过程中,尤其在“三重一大”的项目决策过程中,大多数高校由校领导直接审批,缺乏集体决策或联签制度,不履行科学的决策程序以及责任制度,即使部分高校制定了内部控制制度,但也形同虚设,缺乏有效的风险防控措施。

  由于大多数高校缺乏完善的内部控制制度,特别是在财务内部控制制度方面存在许多漏洞,例如高校财务审核与财务记账人员、票据保管人员与出纳核算人员、物资采购人员与招标工作人员、资产保管人员和资产记账人员等没有严格的授权制约,违背不相容职务相分离的要求,即使部分岗位为了追求成本效益原则,一人承担两个不相容岗位,但是缺乏有效的监督机制,未能建立完善的财务内部控制制度。因为许多高校的财务内控制度时常执行不到位,导致内部控制制度流于形式,而部分高校在制定内部控制制度时,内容简单、权责不明,在财务内部控制管理上存在漏洞,为违法犯罪行为创造了便利条件,导致部分高校在物资采购、基本建设、科研立项等领域利用职务便利,违法犯罪。因此,完善财务内控制度建设,是高校面临的迫切工作。

  (二)高校财务信息化建设与管理水平不足

  信息化建设需要对数据的安全性提出较高的要求,因此大多数高校采取独立的局域网进行隔断,从而导致各个部门的信息系统自成独立体系,使财务系统孤立于其他部门业务系统,由于缺乏全面的、健全的、有效的信息化系统,使信息化建设存在数据标准不统一、跨平台兼容性差等问题,给数据共享带来难度,导致财务管理运行效率低下。在高校信息化环境下推行财务内控体系建设,对财务工作人员的信息化技能水平提出了更高的要求,然而现阶段各高校的财务工作人员对信息化知识的掌握熟练程度不够,在实际工作中难以适应信息化条件下的财务内部控制要求。

  随着高校财务信息化建设的不断发展,会计凭证开始由原来的纸质凭证转变为电子凭证,改善了纸质凭证容易破损的缺点,提高了凭证查阅的便捷度。由于互联网具有显著的开放性特征,使财务数据面临较大的安全风险,所以高校内部控制需要重点关注财务数据的存储方式和会计人员操作的技能,但是高校需要严格控制财务工作中随意篡改数据的行为,防止营私舞弊现象的发生。在财务信息化环境下,电子发票已经逐步融入高校日常的经济业务活动中,虽然有利于财务人员保管、调阅、查询原始票据,提高财务人员账务处理的效率,但是缺乏完善的财务信息管理系统,从而难以鉴别电子发票的真伪性,并且增加电子发票重复打印报销的风险,使财务人员承受更大的责任和压力。   三、优化信息化环境下的高校财务内部控制举措

  (一)完善财务内部控制制度

  高校信息化的迅速发展,需要积极转变内部控制理念,将财务信息化的意识深入具体的财务工作中,建立一套完整、系统的财务内部控制体系,保障高校财务内部控制的合理合法。科学地制定会计信息系统控制制度和业务授权审批控制制度,严格控制不相容职务分离,加强对关键业务的控制,落实岗位责任制,形成有效的制衡机制,使财务内部控制制度具有全面、科学、合理性。完善财务内部控制的事前、事中、事后全过程控制,防止违法违纪行为发生,实现信息化条件下财务内部控制对会计业务的核算和监督,避免不规范的财务行为发生。

  (二)建立良好的信息化管理系统

  信息化管理系统是实现财务内部控制体系的重要方式,建立良好的信息化管理系统,有利于加强高校各部门的信息沟通,及时掌握信息,提高内部控制效果,以便制定科学、合理的决策。高校需要不断开发或者引进先进的信息管理系统,优化信息系统的质量,从而提高财务内部控制效率和效果。高校的经济业务活动流程,往往从开始发生到财务报销需要经过多个部门的签字审批,造成财务报销业务流程繁琐、效率低下,因此高校可以将财务系统与人事、科研、教学、后勤等部门系统相互衔接,形成一个完整、全面的信息化管理系统,建立网上预约报销和业务审批系统,通过信息化管理直接传递信息、办理业务,提高财务报销业务的效率。由于互联网的开放性,迫使高校必须提升财务系统的安全性,规范财务系统的操作权限,加强财务数据的储存和处理,提高财务系统的风险监控,从而降低财务系统的漏洞与风险,建立安全可靠的财务信息化管理系统。

  (三)加强财务内部控制评价和审计体系

  高校财务内部控制评价是指管理层或审计部门定期对财务内部控制的有效性进行全面评价,并形成评价结论和出具评价报告。通过对财务内部控制设计的有效性和运行的有效性进行评价,高校应当从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五要素展开,结合高校自身的特点和管理模式,确定评价的具体内容,建立核心指标体系,对财务内部控制的设计与运行情况进行全面评价,及时发现财务内部控制的缺陷并予以披露。

  高校需要建立审计部门,制定审计监督制度,通过检查和评价高校经济业务活动的合理性、合法性来实现高校目标,对高校财务内部控制体系建设具有重要的监督作用。审计部门通过对高校资产、科研、采购、基建等工作进行再次监督检查,保证高校资金使用的效益性和安全性,从而降低财务风险、提高办学质量。此外,高校也可以委托会计师事务所进行独立审计,监督、指引高校财务内部控制体系的建设,保证财务内部控制系统可以正常有序运行。

  (四)提升财务人员的综合素质

  在信息化背景下,财务人员需要全面提升信息化操作技能,积极主动学习信息化知识,定期参加财务信息化的相关培训,以適应高校财务信息化发展的要求,满足高校财务内部控制工作的需要,实现信息化管理与财务内部控制的有机整合。高校财务负责人应当依据信息化对财务内部控制工作的要求,组织财务工作人员培训学习内部控制基本规范和配套指引,结合高校实际情况制定学习内部控制的培训方案。高校财务信息管理系统一般包括收费管理系统、账务处理系统、报表管理系统、固定资产管理系统等,财务人员可以根据需求参加专业技能和操作能力的培训,全面提高财务信息管理系统的使用效率,确保财务内部控制工作的有效实施。

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